Digitaal rechtsgeldig ondertekenen

Een noodzakelijke ondertekening van een overeenkomst, offerte of ander belangrijk document kan soms dagen tot weken duren. Het printen, distribueren (vaak over meerdere personen), inscannen, opslaan en terugsturen is volledig te automatiseren. De digitale rechtsgeldige ondertekening is vanuit Exact Synergy nu mogelijk met Real-Sign.

Deze stap digitaliseren binnen uw Exact Synergy omgeving is een grote verbetering van de efficiëntie van bedrijfsprocessen. Uw Exact Synergy omgeving wordt aangesloten op één van de vooraanstaande signing services van Nederland, Zynyo. Bereken snel met de berekenmodule de kosten die uw organisatie bespaart door gebruik te maken van digitale handtekeningen.

Hoe werkt Real-Sign?

Voor arbeidsovereenkomsten, offertes, goedkeuringen, contracten, aktes enzovoort kunt u digitale rechtsgeldige ondertekening verzorgen voor uw processen. Alles gaat digitaal per e-mail en elke stap wordt gemonitord in Synergy.

Lees meer

Wat doet Real-Sign?

Als een document gereed is om te ondertekenen biedt u met een druk op de knop het document aan aan de ontvanger. Stap voor stap:

Het document wordt gekoppeld aan een verzoek in Exact Synergy;
Degenen die moet tekenen krijgt per e-mail een verzoek tot ondertekening;
In Zynyo kan het document worden ondertekent;
De verantwoordelijke (intern) die moet tekenen krijgt daarna een e-mail met een verzoek tot ondertekening en tekent;
De voortgang is continu inzichtelijk in het verzoek.
Na ondertekening is het document automatisch gedigitaliseerd in Exact Synergy.

Met Real-Sign is er altijd controle op het ondertekeningsproces en zijn handtekeningen sneller terug. Real-Sign biedt ook mogelijkheden om meerdere ontvangers documenten te laten ondertekenen. Paraferen per pagina is ook mogelijk.

Nadat de laatste ontvanger heeft ondertekend, komt het document weer terug in Exact Synergy en wordt, eventueel automatisch, opgeslagen in het betreffende dossier. En natuurlijk kan tussendoor gemonitord worden wat de status is van het ondertekening proces.

Wat is Zynyo?

Zynyo is de eerste signing service in Nederland die gekwalificeerd ondertekenen kan aanbieden vanuit de Cloud. Dit betekent dat zowel de software voor digitaal ondertekenen als ook de benodigde PKI overheid beroepscertificaten in de cloud gehost worden. De servers van Zynyo staan in een Datacenter van Twin Previder in Enschede, welke voldoet aan alle benodigde certificeringen.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

De gekwalificeerde elektronische handtekening of gekwalificeerde digitale handtekening, is de meest betrouwbare elektronische handtekening. Deze is dan ook gelijkgesteld aan de handgeschreven of natte handtekening en heeft dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening is vereist voor documenten met grote rechtsgevolgen, zoals notariële akten, gepubliceerde jaarstukken, verzekeringspolissen en sinds kort ook arbeidsovereenkomsten. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de ‘wet elektronische handtekeningen’. Deze wet zegt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als een handgeschreven handtekening, indien de methode voor authenticatie die daarbij is gebruikt, voldoende betrouwbaar is. Hierover zijn ook in Europa afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in de Europese verordening (EU) nr. 910/2014, ook wel bekend als eIDAS (Electronic identification and trust services). Real-Sign en Zynyo voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Kostenbesparing

De kosten voor Real-Sign bestaan uit een vast deel en een flexibel deel dat afhankelijk is van uw werkelijke gebruik. Bereken met de berekenmodule de kosten die uw organisatie kan besparen door gebruik te maken van digitale handtekeningen.

Minder